POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU SMARTTAX.PL
Ostatnia aktualizacja: 21 września 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu smarttax.pl jest:
Smart Tax Wiesław Tyka
ul. Ryżowa 48 lok. U 269
02-495 Warszawa
NIP 7991091437
Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:
kontakt@smarttax.pl
2. Zakres Polityki
Polityka dotyczy przetwarzania danych związanych z korzystaniem z serwisu smarttax.pl, w szczególności danych przekazywanych w związku z kontaktem telefonicznym lub mailowym oraz danych technicznych związanych z korzystaniem z serwisu.
Zasady przetwarzania danych klientów w związku ze świadczeniem usług księgowych lub doradztwa podatkowego mogą być dodatkowo określone w dokumentacji dotyczącej konkretnej usługi lub współpracy.
3. Kontakt ze SmartTax
Jeżeli użytkownik kontaktuje się ze SmartTax telefonicznie lub pocztą elektroniczną, przetwarzane mogą być w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące prowadzonej działalności oraz inne informacje dobrowolnie przekazane w treści wiadomości lub podczas rozmowy.
Dane te są przetwarzane:
- w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy — w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- w przypadku zawarcia umowy — w zakresie niezbędnym do jej wykonania oraz wykonania obowiązków prawnych administratora.
Przekazanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
4. Dane techniczne i logi serwera
Podczas korzystania z serwisu mogą być automatycznie przetwarzane informacje techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, żądany adres URL, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz zdarzenia techniczne dotyczące działania serwisu.
Dane te mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony, diagnostyki błędów, przeciwdziałania nadużyciom oraz administrowania serwisem.
Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Hosting i dostawcy techniczni
Serwis jest utrzymywany na infrastrukturze hostingowej LH.pl.
Dane mogą być powierzane podmiotom świadczącym na rzecz administratora usługi hostingowe, informatyczne, serwisowe, pocztowe lub związane z bezpieczeństwem systemów — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z poleceniami administratora.
6. Cookies i podobne technologie
Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie niezbędne do jego prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz realizacji funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika.
W obecnej wersji serwisu SmartTax nie wykorzystuje cookies do profilowania użytkowników ani do prowadzenia reklamy behawioralnej.
Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione narzędzia analityczne, reklamowe lub inne rozwiązania wymagające zgody użytkownika, zostanie wdrożony odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami, a niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana.
Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.
7. Okres przechowywania danych
Dane związane z korespondencją są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą wykazania przebiegu kontaktu lub ochrony przed roszczeniami.
Dane dotyczące zawartej umowy są przechowywane przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych oraz właściwych terminów przedawnienia.
Dane techniczne i logi przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i prawidłowego działania infrastruktury.
8. Kwalifikacja do usług SmartTax
W ramach kwalifikacji przetwarzamy dane kontaktowe, odpowiedzi dotyczące prowadzonej lub planowanej działalności, wynik kwalifikacji oraz historię jego wersji, jeżeli odpowiedzi zostaną zmienione. Dane służą dopasowaniu zakresu obsługi, przekazaniu wyniku i dalszej komunikacji dotyczącej sprawy.
Kwalifikacja działa na podstawie ustalonych reguł. W zależności od odpowiedzi sprawa może wymagać weryfikacji lub indywidualnej oceny przez człowieka. Kwalifikacja nie jest analizą podatkową ani oceną prawidłowości dotychczasowych rozliczeń.
Powrót do kwalifikacji
Bezpieczny link wysłany e-mailem umożliwia powrót do wyniku i statusu sprawy oraz zmianę odpowiedzi, gdy dany etap na to pozwala. Link jest ważny przez 30 dni, chyba że wcześniej zostanie unieważniony lub zastąpiony nowym. Po jego otwarciu tworzona jest ograniczona sesja dostępu do kwalifikacji, ważna przez 2 godziny.
W przeglądarce może być zapisany szkic odpowiedzi, umożliwiający kontynuację formularza przez 7 dni od rozpoczęcia szkicu. Szkic nie zawiera imienia, adresu e-mail ani numeru telefonu. Po upływie tego okresu nie jest przywracany i jest usuwany przy kolejnym odczycie przez formularz. Zapisane dane można również usunąć w ustawieniach przeglądarki.
Okres przechowywania kwalifikacji
Jeżeli współpraca nie zostaje podjęta, okres przechowywania danych kwalifikacji wynosi 60 dni dla spraw standardowych albo 90 dni dla spraw wymagających weryfikacji, analizy lub indywidualnego ustalenia zakresu. Okres ten liczymy od wyraźnego potwierdzenia przez upoważnioną osobę w SmartTax, że nie doszło do rozpoczęcia współpracy — nie od samego wysłania formularza ani od braku aktywności.
Do czasu ustalenia, czy współpraca została rozpoczęta, krótki okres retencji dla osób, które nie zostały klientami, nie jest uruchamiany. Jeżeli po potwierdzeniu braku współpracy zapiszesz zmienione odpowiedzi, sprawa wraca do ustalenia statusu, a dotychczasowy termin 60 lub 90 dni zostaje usunięty.
Jeżeli współpraca zostaje rozpoczęta, kwalifikacja staje się częścią dokumentacji rozpoczęcia obsługi. W czasie aktywnej współpracy nie stosujemy krótkiego okresu retencji dla osób, które nie zostały klientami. Po odnotowaniu zakończenia współpracy dane kwalifikacji są przechowywane przez 12 miesięcy od daty jej zakończenia. Późniejsza zmiana odpowiedzi nie usuwa tego terminu. Te zasady dotyczą danych kwalifikacji; ogólne zasady przechowywania dokumentacji umownej opisano w części „Okres przechowywania danych”.
Po upływie okresu retencji dane są usuwane w ramach cyklicznego procesu porządkowego, zaplanowanego raz dziennie. Usunięcie nie następuje więc dokładnie w chwili upływu terminu; sprawa z trwającą wysyłką wiadomości jest pomijana do czasu zakończenia jej przetwarzania.
Dane techniczne i kopie zapasowe
Dane techniczne mają odrębne okresy przechowywania. Wygasłe sesje dostępu są usuwane w procesie porządkowym. Techniczne dane linku powrotnego są usuwane po 7 dniach od jego wygaśnięcia lub unieważnienia. Zakończone zadania wysyłki oraz zadania zakończone ostatecznym błędem są usuwane po 30 dniach, a techniczne zdarzenia audytowe — po 90 dniach. Dane te mogą zostać usunięte wcześniej wraz z całą sprawą kwalifikacji.
Kopie zapasowe wygasają zgodnie z cyklem przechowywania kopii u dostawcy hostingu. Usunięcie danych z aktywnego systemu nie oznacza ich jednoczesnego usunięcia ze wszystkich kopii zapasowych.
Informacje o administratorze i kontakcie w sprawach danych, dostawcach technicznych oraz przysługujących prawach znajdują się w pozostałych częściach niniejszej Polityki, w szczególności „Administrator danych”, „Hosting i dostawcy techniczni” oraz „Prawa osoby, której dane dotyczą”.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
- dostępu do danych,
- ich sprostowania,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- cofnięcia zgody, jeżeli podstawą określonego przetwarzania była zgoda.
Skorzystanie z tych praw zależy od podstawy prawnej oraz okoliczności konkretnego przypadku.
10. Skarga do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
W ramach obecnej wersji serwisu dane użytkowników nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
12. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, sposobu działania serwisu lub wykorzystywanych technologii.
Aktualna wersja jest publikowana pod adresem:
Polityka prywatności