Do przeprowadzenia spisu z natury (remanentu) na koniec obecnego roku podatkowego oraz na początek następnego roku podatkowego zobowiązani są zarówno podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów (rozliczenie podatku na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego), jak też  prowadzący ewidencję przychodów (ryczałt ewidencjonowany). Nie ma przy tym znaczenia, że podatnik to np. psychoterapeuta prowadzący wyłącznie działalność usługową w zakresie poprawy zdrowia, który nie dokonuje zakupu towarów czy materiałów do działalności handlowej lub wytwórczej.

Termin spisu z natury

Spis z natury na koniec roku podatkowego należy sporządzić na dzień 31 grudnia. Spis ten powinien być odzwierciedleniem stanu faktycznego a nie wirtualnych zapisów w systemach komputerowych i obejmować przede wszystkim towary handlowe i materiały będące w posiadaniu podatnika.  Samo dokonanie spisu to jednak za mało - w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu składniki majątku ujęte w spisie należy wycenić. Wyceny ich wartości dokonuje się na podstawie ceny zakupu lub ceny nabycia (o zastosowanej metodzie decyduje sam przedsiębiorca). Tak ustalona wartość remanentu końcowego jest ostatnim zapisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zamykającym rok podatkowy. 

Spis z natury na początek roku podatkowego, czyli na dzień 1 stycznia to zwykle ten sam spis, co sporządzony na dzień 31 grudnia. Jednak w dokumentacji powinien się znaleźć jako oddzielny dokument księgowy. Ta sama więc wartość remanentu, która zamyka rok podatkowy, rozpoczyna kolejny rok podatkowy i stanowi pierwszy zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wymagania formalne spisu z natury

Spis z natury powinien być sporządzony według ustalonego wzoru, którego szczegółową formę określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 28 pkt. 2. Spis powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury oraz
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji...".

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Pobierz wzór spisu z natury

Spis z natury a wysokość podatku za dany rok podatkowy

Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie dochodu za dany rok podatkowy osiągniętego przez przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Dochód stanowiący nadwyżkę przychodów na kosztami ich uzyskania w danym roku podatkowym:

• powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego lub też
• dochód ten pomniejsza się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa niż końcowego.

Przykład.1. Zmniejszenie dochodu o różnicę z remanentów

Podatnik w roku podatkowym osiągnął przychód w wysokości 100 000  zł. Jego wydatki na zakup  towarów wyniosły 50 000 zł, zaś pozostałe wydatki to 10 000 zł. Wartość spisu na początek roku podatkowego wyniosła 30 000 zł a na koniec 20 000 zł.

Dochód podatnika zostanie ustalony w następujący sposób:

100 000 zł – 50 000 zł – 10 000 zł - 10 000 (różnica z remanentu) = 30 000 zł

Przykład.2. Powiększenie dochodu o różnicę z remanentów

Podatnik w roku podatkowym osiągnął przychód w wysokości 100 000  zł. Jego wydatki na zakup  towarów wyniosły 50 000 zł, zaś pozostałe wydatki to 10 000 zł. Wartość spisu na początek roku wyniosła 20 000 zł a na koniec 30 000 zł.

Dochód podatnika zostanie ustalony w następujący sposób:

100 000 zł – 50 000 zł – 10 000 zł + 10 000 (różnica z remanentu) = 50 000 zł

Jak widać z powyższych przykładów im większa nadwyżka wartości remanentu na koniec roku w stosunku do wartości spisu z początku roku podatkowego tym wyższy dochód do opodatkowania.

Spis z natury a ryczałt ewidencjonowany

Pomimo obowiązku sporządzania spisu z natury przez podatników opłacających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynika z art. 20 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne wartości wynikającej ze spisu z natury nie należy sumować z przychodami wynikającymi z ewidencji.

Wartość sporządzonego spisu nie ma zatem wpływu na wysokość przychodu a co za tym idzie, nie wpływa na wysokość obliczonego w formie ryczałtowej podatku.

Co należy ująć w spisie?

Podatnik dokonujący spisu powinien w nim ująć towary, materiałów, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady stanowiąca własność podatnika. Remanentem trzeba objąć również: 

• towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także
• towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, których nie trzeba ich jednak wyceniać - wystarczy ich ilościowe ujęcie w spisie i wskazanie czyją stanowią własność.

Zasady wyceny remanentu

Materiały i towary handlowe objęte spisem z natury podatnik wycenia według:

• ceny zakupu – to jest ceny jaką przedsiębiorca faktycznie płaci za zakupione towary handlowe lub materiały wynikająca z dokumentu zakupu
• ceny nabycia - to jest ceny zakupu powiększonej o koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych lub materiałów w szczególności kosztów transportu, ubezpieczenia w drodze, załadunku i wyładunku
• według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia, przy czym jeżeli do wyceny towarów przyjmie się kwotę niższą od ceny zakupu lub nabycia, np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia).

Wycena z VAT czy bez VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, ma obowiązek wyceniać zakupione materiały i towary według cen bez VAT (netto), o ile przysługiwało mu prawo odliczenia podatku należnego od ich zakupu.

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z podatku VAT dokonuje wyceny w kwotach brutto.

Czy spisy na koniec i początek roku należy przekazać do urzędu skarbowego?

Remanent sporządzany na koniec jednego i początek kolejnego roku podatkowego nie wymaga złożenia w urzędzie skarbowym. Wystarczy, że spis będzie sporządzony, wyceniony i uwzględniany w prowadzonej ewidencji podatkowej (KPiR) oraz przechowywany w prowadzonej przez biuro rachunkowe lub osobiście przez podatnika  dokumentacji księgowej razem z księgami podatkowymi przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.